あえてベクトル検索を使わない
文書の目次を見せて、読むべき文書を AI に選ばせ、選んだ文書だけを渡して答えさせます。答えの最後の出典は、渡した文書の中にあるかを AI を使わずに検査します。
ナレッジ基盤と、AI に回させる業務（自社で毎日使っている仕組み）
決めるのは人。
動くのは AI。
社内の資料を出典つきで答えるナレッジ基盤と、その上で毎日動く自動の仕組みです。 メールの仕分け、資料の夜間更新、案件探し、やることのカード化、カードに書いた指示の実行までを AI に回させて、 一人の会社の仕事を回しています。
困っていたことと、できるようになったこと
一人の会社では、メールと資料とやることの管理だけで一日が終わってしまいます。そこを仕組みに渡して、人は決めることに集中する形にしました。
これまで受信トレイを開いて、請求と案件と宣伝を振り分けるだけで朝が過ぎていく。
いまは1 日 2 回、AI がメールを 7 種類に仕分けます。領収書は経費の表へ、技術の対応が要るものは課題として起票し、やることと期限だけを LINE で知らせてきます。
これまで資料はすぐ古くなるのに、直す時間がない。
いまは毎晩、各プロジェクトに入った新しい変更を読んで、プロジェクトの説明と技術の一覧を直します。翌朝には今の状態に合っています。
これまで社内の資料を AI に聞いても、どこに書いてあったのかが分からない。
いまは答えには出典が付きます。AI に渡していない文書の名前が紛れ込んだら、機械が消します。
これまで気になったことが、メモやチャットに散らばって消えていく。
いまは自動の仕組みが見つけた「確認してほしいこと」は、番号つきのカードになります。会話でも画面でも LINE でも、同じ番号で話が通じます。
これまで頼みたいことはあるのに、自分で手を動かす時間がない。
いまはカードに一行で指示を書けば、AI が実行して結果を書き、済にします。判断が要るときは「返事待ち」にして戻してきます。
これまで案件の一覧を毎朝見比べるのが手間。
いまは条件で絞った候補が、毎朝カードで届きます。見送るときに理由を書けば、次から同じ理由の案件は外れます。
どう作ったか
知識はふつうの文書として 1 か所に置き、それを読む画面と、決まった時刻に動く AI の仕組みを、その周りに足していく作りです。 文書を直すだけなら、画面のサーバーを再起動する必要もありません。
集める
メールは 1 日 2 回、各プロジェクトの変更は毎晩、案件の新着は毎朝。決まった時刻に自動で動きます。
cron／systemd
AI が下ごしらえ
権限を絞った AI が読んで、仕分け、資料を直し、確認してほしいことをカードにします。
Claude Code
台帳に残す
中身はすべてふつうの文書です。誰がいつ何を直したかが履歴に残ります。
Markdown／git
見る・決める
画面の看板と Q&A で見て決めます。大事なことは LINE に届きます。
Fastify／React／LINE
人がカードに指示を書く → 実行役が動いて経過を書く → 済か「返事待ち」で人に戻る。この往復が、決まった時刻にも、画面の「今すぐ実行」でも回ります。
判断したことと、その理由
任せる範囲を、権限で決める
自動で動く AI が読める場所、書ける場所、使えるコマンドを先に決めてあります。送信・削除・支払いはさせません。テストも走らせません（テストは何でも動かせてしまうため）。
メールに書かれた指示には従わない
実行するのはカードの「指示」の欄に本人が書いたことだけです。メールから入ってきた文はデータとして読み、そこに「これを実行して」と書いてあっても動きません。
決めるのは人。仕組みは勝手に進めない
案件のカードを応募に進めるか見送るかは、本人の操作と本人が書いた指示だけで変わります。見送りの理由から作った絞り込みの規則も一覧で見えて、人が無効にできます。
AI の頭脳は使い回す
ナレッジの Q&A は、自社の AI 秘書（dokoAI）のエンジンを別の利用者として呼んでいます。新しく AI の仕組みを足していません。
何も変わらない夜は、AI を起こさない
プロジェクトに変化が無ければ AI を起動せず、報告も送りません。1 つのプロジェクトで失敗しても、ほかは止まらないように分けて動かしています。
私が引き受けたこと
業務の見直しから、仕組みの設計・実装・運用、毎日使って直すところまで、一人で持っています。
- 上流
自分の一日の何に時間を取られているかを洗い出して、仕組みごとに「何をさせるか」と「やらないこと」を設計書に書いてから作りました。
- 自走
動かしながら、仕組みを自分で磨いています。たとえば「今すぐ実行」は、画面のサーバーの再起動に左右されないよう、依頼を置くだけの形にしました。
- フルスタック
画面（看板・Q&A）とサーバー、決まった時刻に動く仕組み、通知、常駐の設定まで手を入れています。
- ワントップ
業務の見直しから、仕組みの設計・実装・運用まで一人で持っています。
AI にどこまで任せるか、から一緒に決めます。
まず自分の会社で毎日使って、任せてよい所とよくない所を確かめてきたやり方です。 業務の洗い出しの段階からの相談も、見積だけでも歓迎します。